PERLENGKAPAN KANTOR PENDUKUNG KEARSIPAN DAN FUNGSINYA
PERLENGKAPAN KANTOR PENDUKUNG KEARSIPAN DAN FUNGSINYA
Tentunya kita Secara umum sdah paham pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan dipilih untuk diamankan secara permanen dalam jangka waktu yang panjang. Seringnya data-data seperti ini tidak untuk dipublikasikan atau tidak memiliki salinan. Fungsi peralatan kearsipan dalam organisasi swasta dan pemerintah sangatlah penting untuk didokumentasi dengan baik, sehingga visi dan misi perusahaan bisa tercapai dengan efektif.setuju brooo !
Alat Kearsipan Kantor Dan Fungsinya -
Sebelum memahami lebih jauh mengenai kearsipan, ada baiknya kalian pahami dulu arti arsip, kearsipan dan peralatan kearsipan.
Pengertian Arsip dan Peralatan
Kearsipan
Pengertian arsip adalah sekumpulan data yang berbentuk
dokumen mengenai informasi yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau lembaga.yu
kita cek di kamus OXFORD…!
Data data penting dalam sebuah perusahaan ,Negara atau
lembaga harus di arsipkan dengan benar , di simpan dengan rapi dan mudah dalam
pencarian di saat mau di gunakan kembali
Proses yang dilakukan pada arsip mulai dari pembuatan,
penyelesaian, pengumpulan, penataan dan penyimpanan data mengenai informasi
penting sesuai dengan sistematis tertentu disebut dengan kearsipan.
Dengan melakukan kegiatan kearsipan, data yang dimiliki
perusahaan dan organisasi dapat tertata rapi dan menghindari adanya kemungkinan
kehilangan data di kemudian hari.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan Kemajuan
jaman nyatannya kearsipan manual atau kegiatan mengumpulkan
dan mengelola arsip dalam bentuk fisik masih tetap sangat di butuhkan .
terbukti , masih banyak perusahaan dan organisasi yang membutuhkan arsip dalam
bentuk fisik seperti surat berharga , document document penting atau kartu, dan
lain-lain. Dalam pelaksanaan kearsipan manual, dibutuhkan alat kearsipan untuk
menunjang kegiatan tersebut.
Fungsi Peralatan Kearsipan
Begitu pentingnya perlengkapan pendukung kearsipan ini bagi organisasi dan perusahaan yang membutuhkan penyimpanan data-data otentik milik perusahaan dan organisasi. Walaupun data-data bisa disimpan secara digital melalui komputer, seringkali backup secara hardcopy juga dibutuhkan sebagai pengaman tambahan.
Selain sebagai sarana penyimpan berkas yang aman, berikut
ini ada fungsi umum peralatan kearsipan, antara lain:
Ø
Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya
kerusakan.
Ø
Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi,
dapat diterapkan dengan sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor dan
sebagainya.
Ø
Memudahkan dan mempercepat pencarian berkas ketika
membutuhkannya.
Ø
Menjadi sumber dokumentasi dan informasi.
Ø
Berguna sebagai bukti otentik atas sesuatu, yang
bersifat legal.
Ø
Menjadi bahan pengambilan keputusan atau dapat
sebagai dasar perencanaan di masa depan.
Ø
Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan Manual Atau
Fisik
Ø Dengan banyaknya dokumen yang disimpan, peralatan kearsipan sangat dibutuhkan disetiap perusahaan. Maxipro memiliki daftar jenis peralatan kearsipan lengkap dengan penjelasannya
1. Rotary
Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa
digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang sedemikian rupa dengan
tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa.mudah pencariannya
tidak makan tempat dan keliatan sangat mewah
Dengan hanya memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih
mudah dan cepat. Penggunaan peralatan kearsipan rotary ini bisa membantu dalam
memaksimalkan penggunaan space di ruang kantor.
2. Rak Arsip
Rak Arsip adalah alat kearsipan yang biasanya digunakan
untuk pengarsipan dokumen dengan menyusun berkas secara lateral atau
menyamping.
Berkas-berkas ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan
ke ordner sesuai kategorinya. Pada setiap ordner bisa ditempelkan dengan label
atau ditulis namanya untuk mempermudah pengelolaannya.
3. Filling
Cabinet
Lemari Arsip Besi Filling Cabinet 4 Drawer Kozure KF-4
Filling Cabinet 4 Drawer untuk menyimpan arsip, dengan
tampilan warna baru yang segar kombinasi biru bagian depan dan abu abu bagian
samping.
Kode Produk KF 4
Ukuran 45,4 cm x 133 cm x 62 cm
Bahan Plat 0,7mm
Filling Cabinet adalah sebuah lemari besi dengan laci yang
didesain khusus untuk menyimpan arsip-arsip penting. Terdapat berbagai model
filling cabinet dengan jumlah laci yang bervariasi. Lembaran dokumen bisa
diletakkan ke dalam ordner atau filling map yang telah diberi label untuk
memudahkan pengelolaan.
4. Power File (Mobile Compactor)
Power File atau Mobile Compactor adalah rak
arsip yang dirancang khusus untuk sistem penyimpanan dengan efisiensi tinggi
yang hemat ruangan. Terutama untuk menyimpan file, buku, dokumen, dan alat
tulis.
Setiap baris rak dapat digerakkan sehingga ruang lorong
antar rak dapat dipangkas dan bisa dimanfaatkan secara maksimal. Deretan rak
mobile compactor dapat disesuaikan dengan ruang dan penyimpanan arsip yang
dibutuhkan.
5. Map Arsip
(Stopmap, Hanging Map, Snelhecter Map)
Map Snelhecter
Map juga termasuk ke dalam salah satu alat kearsipan yang
digunakan untuk menyimpan surat-surat atau dokumen lain yang tidak terlalu
banyak.
Kekurangan peralatan map folder ini jika terlalu banyak
berkas di dalamnya akan sulit untuk ditutup, karena memang fungsinya untuk
menyimpan sedikit berkas.
Map arsip ini bisa terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat beberapa jenis map, yakni stopmap folio, map snelhecter, map folder, hanging folder.
6. Ordner
Ordner adalah salah satu alat kearsipan, yang fungsinya
mirip seperti map folder, yakni untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen.
Namun kapasitasnya jauh lebih besar dan di dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit berkas-berkas. Sebelum menaruh berkas ke dalam ordner perlu melubanginya menggunakan Perforator.
7. Stapler
8.
Perforator atau Pembolong Kertas
Perforator merupakan alat kearsipan yang biasa digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan kearsipan untuk memasukkan berkas ke dalam ordner.
9. Alat Sortir atau Collator
Alat kearsipan sortir ini digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan, alat kearsipan ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap.
10. Numbering Stamp
Peralatan Kearsipan – Numerator
Numbering stamp merupakan stempel penomoran yang digunakan dengan bantalan tinta untuk tanggal atau nomor dokumen. Pada tiap cap memiliki pita bertuliskan angka atau karakter khusus yang dapat diatur secara manual.
Plastik Guide Folder untuk Kearsipan
Kelola penyimpanan dokumen dan folder dengan pembatas dokumen atau guide folder untuk mempermudah pengelolaan kearsipan. Peralatan ini dirancang khusus agar dengan mudah menjaga kualitas kertas tetap rapi dan terjaga.
Itulah macam macam alat kearsipan dan fungsinya yang
biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk mendokumentasi pekerjaan
seperti invoice, surat jalan, nota penjualan, purchase order, perjanjian bisnis
dan lain lainnya. Sebuah dokumentasi yang rapi akan membantu mempermudah
kelancaran usaha dan bisnis kalian.
Komentar